イベントの生産性と
2024年度
新型コロナウイルスの影響を経て、
オープンキャンパスは来場型への回帰が進む一方で、
遠方や入試直前の受験生に効率よくアプローチできる
Web型での開催も定着してきています。
「参加者情報を容易に取得・蓄積したい」
「事前予約制はハードルが高いが、
今後のために実施プログラムの参加状況を把握したい」
「出願・入学に直結する受験生への
アプローチを増やしたい」など、
ASPサービスとしてご利用いただく
大学様の新たな課題やご要望を反映し、
OCANsは進化し続けています。
ぜひ貴学が描く理想のイベント運営に、
OCANsをご活用ください。
参加を予約制にすることで、目的意識を高く持って模擬授業に参加する生徒が増えた。途中退出がほとんどなく、授業に集中できる環境となったため参加の満足度も向上。目的意識が高い受験生の獲得につながった。
当然実地型のオープンキャンパスを実施していたが、コロナ禍を経てオンライン開催でのメリットも実感できた。オープンキャンパスは従来通り実地型に戻したが、個別相談や説明会などはオンライン実施を継続し、年間を通して接触機会を設けることができるようになった。
マイページから回答できるWebアンケートにより、データ化にかかっていた予算が不要になった。参加申込時の属性情報と紐づくため、設問数も減らせ、参加者の回答負担軽減につながった。退場時の立て看板にQRコードとゲートパスの運用を案内することで回収率も大幅に向上した。
来場受付は参加者のスマホ操作で完結するため、機材トラブルやサーバー負荷を一切気にせず、スムーズな受付ができて、炎天下対策にもなった。
当日の受付手順など事前に告知する案内サイトや、構内に掲示するポスターなど、わかりやすいデザイン素材が数多く用意されているので運営準備の助けになった。
参加予定者数を事前に把握して、配布物の準備や人員配備を計画的に無駄なく進行することができた。
満席になりそうな模擬授業や学部説明会を早い段階で確認して、追加プログラムの実施や教室変更を迅速に判断でき、参加者の機会損失を回避できた。
模擬授業や学部説明会など、プログラムごとの定員充足率や関心度アンケートがデータで管理できるため、次年度の実施計画に向けた検証材料として有効利用できた。
参加者一人当たりの予約可能プログラム数に上限を設けることで、より多くの参加者に受講機会を提供できた。結果として目的意識の高い参加者の受講が増え、満足度アップにもつながった。
例年人気プログラムは瞬時に満席になり、アクセス集中による公式サイトへのサーバー負荷も課題だったが、抽選機能の利用で申込時のアクセスを分散させることができた。申込者のストレスも軽減し、公平性も担保できた。
学部ごとに企画や運用方針も異なり、一律での受付は困難だったが、マイページグループ機能を活用し、各学部のニーズにあわせたサイトを作成しつつ、参加者は1アカウントで学部間を横断的に申し込みできるようになった。
台風の直撃により来場型の実施が困難になったため、急遽オンライン開催に変更。予約者のマイページから簡単にアクセスさせることができ、一斉メール配信やお知らせの掲載で告知もスムーズに行えたため、最小限の手間で機会損失を回避できた。
申込内容の変更やキャンセルがマイページ内で完結するため、大学の問合せ対応が大きく軽減できた。申込内容の確認や、告知もマイページでできるので、受信者側のトラブルによりメールが閲覧できない場合でも、確認手段が確保できた。
一斉配信メール機能は、メーリングリストを大学側で用意する手間がいらず、管理画面内で完結。配信対象者を細かくセグメントできるので、学年別、女子学生向け企画の告知など用途に応じた配信ができた結果、多くのリピート参加者を確保できた。
保護者の同伴が増えているが、プログラム種別ごとに、同伴者の受け入れ可否が設定できるため、説明会＝同伴可、模擬授業＝本人のみなど、教室のキャパシティや運営方針に応じて柔軟な対応ができた。
プログラムの内容や担当教員が決まり次第、随時Webで公開できるので、印刷原稿の締め切り期限を設けなくてもよくなった。
過去問対策講座を来場、オンラインで実施したが、事前にマイページ上でテキスト（過去問）配布ができたため、講座をスムーズに進行できた。
多くの大学で採用されていることから、使い慣れた参加者が多く、当日の参加受付もスムーズだった。
